このページでは、ビジネスシーンやプライベートでも使える「事情を説明する文書・丁寧な敬語と例文」についてご紹介しています。
ビジネスシーンやプライベートなど、何かを説明する機会は結構ありますよね。
しかし、目上の方に対してどのように説明を始めたらいいか難しいものです。きちんと、事情を丁寧に説明するのが大人としてのマナー。
そこで今回は事情を説明する文書、丁寧な敬語と例文に関して説き明かしていきましょう
※お解き明かし(おときあかし)は説明するって意味ですよ。
目次
事情の説明の仕方
相手に説明する時や教える時などに、抑えておきたいポイントがいくつかありますのでご紹介します。
- 何を説明するのか具体的に考える
- どこまで説明するか？
- その説明の目的は？
- 説明する相手は、どんな人？
- どのような手順で説明していくか？
- 例え話などあれば入れる
この６つを考えて整理したあとに説明すると、より相手に伝わりやすくなると思います。
これは、誰かに何かを教える時などにも共通している大事なポイントとなります。
※解説
まずは、１の何を相手に説明しようとしているのか具体的に考え頭の中で整理すると良いでしょう。
また、その説明はどこまで伝えるのか考える事が大切です。
余計な説明が増えていくと結局何が言いたいの？という状況になってしまいます。
さらに余計な説明が入ることで、あなたが1番伝えたかった事が薄れてしまい相手に伝わりにくくなってしまう可能性もあります。
そして、３のその説明をする目的は何なのか？を考えてみると良いでしょう。
そして、とても重要なのが４と５です。
あなたが伝えようとしている相手のことを考えてください。
年齢や立場、職業など様々な要素を考えどのように説明すれば良いのか５を考えるのです。
あとは、その説明の中で何かに例えることが出来るようなものならその相手に合わせて例え話を出してあげるのもとても、分かりやすい説明になると思います。
以上のような６点を意識し、相手に説明をしてあげるとより、あなたの伝えたい事が伝わるでしょう。
では、次に実際に説明をするやり取りの中で使えるフレーズや話の切り出し方などについてご紹介していきます。
親しい仲でしたら、そんなに悩む事はないと思いますが目上の方に対しては意外と難しいですよね。ですので今回は丁寧な言い方や敬語についてまとめてありますので参考にしてください。
事情を説明するフレーズの例
事情を説明する言い方として、様々なパターンがありますので今回は下記の４パターンのフレーズを紹介します。
- 説明をする基本フレーズ
- 何か理由があって進んでない事情を伝える時
- 事前の相談なく判断を下し進めた時
- 事情説明が終わった後
１．説明をする基本フレーズ
では、実際に説明をする際に使えるフレーズについてご紹介していきます。
まずは、基本的な言い方です。
手短に申し上げます
用件の説明は相手の大切な時間をもらって話しを聞いてもらうのだから、手短にするのが常識です。
結論⇒理由、説明の順に述べるのが理想です。
かいつまんで申し上げます
こちらも上記と同様の意味で、手短に説明するときのフレーズです。
他には「端的に申し上げます」といった同じような意味のフレーズもあります。
結論から申し上げますと
結論から話すと、聞き手が理解しやすい。
次に、なぜそうなるのか、理由を順に説明する。
簡潔に申し上げますと
こちらも、簡単に物事を説明するときに使うフレーズです。
ご説明申し上げます
目上の人に事情を説明するときに、「今から説明します」は失礼です。
正しい切り出し方は、謙譲語の「申し上げる」を用いること。
※自分が説明することに「ご」をつけるのは不自然ではないか？と感じる人もいるかもしれませんが相手が目上の方だった場合、この伝え方は文法的に特に問題はありません。
この場合の「ご」は、謙譲語の型「ご～いたす」「ご～申し上げる」の一部となりますので文法的に間違いはない伝え方となります。
２．何か理由があって進んでない事情を伝える時
思うようにいかないのが事情でございます
作業が滞っていたり、進行状況が遅れていたりする時に使う言い方です。
「天候が悪い」など色々な要因があることを伝えるには、遠回しな言い方で「なかなか思うようにいかないのが事情でございます」が無難です。
他意はありません
自分の言葉は、特別な意味はなく額面どおりである事を伝えるフレーズ。
「言い訳」用の言葉なので、繰り返し使うのは好ましくないです。
例⇒「私が申し上げました事に他意はありません」
３．事前の相談なく判断を下し進めた時
勝手ながら○○いたしました
緊急事態には、会議を開く余地がなく、責任者の判断でことを決めなければならない
判断を下したあとは、報告が必要となる。
４．事情説明が終わった後
以上で説明を終わらせていただきます。何かご質問はございますか
大勢の人がいる会議などで、説明を終えたあとに用いるフレーズ。
話が長い場合は、「ここまでのところでご質問はございますか」と話が一段落したところで聞くのも良いです。
その他の事情を説明する時に役立つフレーズ集
まとめ
今回は事情を説明する言葉や切り出し方についてご紹介しました。
また、何かを説明したり教えたりする上での大事なポイントも一緒にご紹介しましたので是非、参考にしてください！
意外と事情を説明する言葉や敬語の使い方は難しいですが、大勢の人の前で恥をかかないように、シッカリと覚えておきたいですね。
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